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华北科技学院档案管理办法
发布日期:2017-10-08浏览次数:字号:[ ]
 

第一章  

第一条 为了进一步规范和加强档案管理工作,充分发挥档案在教学、科研、管理和服务工作中的作用,依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)和《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》(教厅档〔20048号)等法律法规,结合学校工作实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指学校在从事教学、科研、培训、管理、服务等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案管理工作是学校重要基础工作之一,是学校管理工作的重要组成部分,是维护学校历史真实面貌的重要事业

第四条 校属各单位及相关责任人员均应遵守本办法,承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第二章 领导体制和职责划分

第五条 学校档案管理工作由分管校领导负责,指导行政办公室统筹做好全校档案管理工作。

第六条 学校档案工作接受上级档案管理部门的指导、监督和检查,其职能管理机构为行政办公室。具体职责有:

1.宣传贯彻执行国家和上级机关档案工作的方针、政策和法规,综合规划全校档案工作;

2.建立和健全学校档案工作规章制度,履行依法治档职责,负责对校属各单位档案工作进行指导、监督、检查和业务培训;

3.负责接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定学校各类档案(人事、学生个人档案除外)及有关资料;

4.编制检索工具,编研、出版档案史料,开发和利用档案信息资源,为学校各项工作提供信息服务;

5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

6.做好档案的开放和利用工作;

7.建立和健全档案工作网络,组织校属各单位专兼职档案人员的业务学习和培训;

8.开展档案宣传工作和利用者教育活动;

9.开展档案理论和档案业务的研究,进行档案信息交流;

10.完成学校领导交办的档案工作有关任务。

第七条 根据实际需要,学校人事管理部门和学生管理部门分别设立人事档案室和学生档案室,各档案室在业务上接受行政办公室指导。

第八条 校属各单位均有履行《中华人民共和国档案法》等法律法规,做好本单位档案工作的责任和义务,由主要负责人分管档案工作,并指定一名专职或兼职档案员从事档案管理具体工作,原则上由各单位办公室主任担任,具体职责有:

1.遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规,保证文件材料的安全和保密;

2.接受行政办公室的业务指导和监督检查,保证本单位档案归档的齐全完整;

3.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,并办理交接手续;

4.参加涉及本单位的、已超期档案的鉴定、销毁工作。

第三章 工作人员队伍建设

      第九条 按照学校岗位设置及人员聘任规定,聘任专兼职档案工作人员。校属各单位专兼职档案员共同组成学校网络化的工作人员队伍,由行政办公室牵头,定期开展专业研究和业务培训工作。

      第十条 档案工作人员必须坚持四项基本原则,执行党和国家的方针政策,忠于职守、严守机密,认真实施档案规范管理。

      第十一条 档案工作人员应热爱档案事业,不断深入学习钻研业务,具备足够的档案专业知识和现代化管理技能。

      第十二条 档案工作人员调离学校、短期离职或调换工作岗位时,必须先办理档案交接手续,个人不得擅自带走或者随意销毁文件材料。

第四章 经费、库房和设备

第十三条 档案工作所需经费,纳入学校财务年度预算。校属各单位对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备,应从部门经费中给予支持。

第十四条 按照库房、办公、阅档三分开和其他国家、上级机关有关规定,学校档案室应为专用的、符合档案管理要求的档案库房,应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防晒、防虫、防盗等必要设施。

第十五条 根据工作实际,学校档案室应配备档案现代化、信息化所需的设备。加快数字档案建设,保障学校档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第五章 档案的管理

第十六条 档案工作与学校各项工作实行三纳入、四同步管理,即纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关责任人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收学校各项工作同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第十七条 业经形成的档案材料,除人事、学生个人档案由相应职能部门保管外,一律由行政办公室统一保管,任何单位和个人不得拖延占用或据为己有。

在招生、教学、科研、管理等活动中形成的各种载体材料,必须按照规定及时归档。个人在非职务活动中形成的重要档案材料,行政办公室可通过征集代管等形式进行管理。

第十八条 各门类档案归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)等各种载体形式。

第十九条 档案室对归档资料进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条 档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令),确定档案材料的保管期限。档案室对保管期已满的档案进行鉴定。经档案所在单位组织有关人员进行鉴定,确已失去保存价值的,编制档案销毁清册,报单位负责人审核,分管校领导批准后,按规定程序予以销毁。未经鉴定和批准,任何单位和个人不得销毁任何档案。

第二十一条 销毁档案时,必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

第二十二条 档案室负责档案的安全管理,防止档案破损、退色、霉变和散失。对已破损或变质的档案,应及时写出报告,经档案所在单位负责人审核,分管校领导批准后,组织人力、物力修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十三条 档案库房须设专人负责,档案库房管理人员应按档案库房管理的八防要求定期检查库房,消除安全隐患,遇有特殊情况,及时向负责人报告并采取相关措施。

第二十四条 档案室应定期对室藏的各类档案进行统计,并造表上报。

第六章 各类档案的归档和移交

第二十五条 归档移交程序。

学校实行档案形成单位立卷制度。校属各单位指定专人按文件材料的自然形成规律和便于利用的要求,加以系统整理组卷,根据档案管理系统填写说明,填写文件件号、页数、卷内目录、卷内说明、案卷标题、注明密级和保管期限,上传电子文档,无电子文档的档案将纸质档案扫描件上传,形成档案移交目录并提交,经行政办公室审查合格后,办理纸质档案移交手续。行政办公室接收档案后出具接收证明。

会计档案、人事档案、学生档案等专业档案按照国家各专业档案管理办法执行。

第二十六条 移交档案的基本要求。

归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。文字书写格式统一、清楚工整,禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)以及《国家安全监管总局办公厅关于印发<安全监管监察部门文书档案数字化管理规范>的通知》(安监总厅〔201749号)执行。

第二十七条 校内多个单位合作完成的工作或项目,由主办单位将一套完整的文件材料立卷归档,协作单位保存与自己承担任务有关的档案并将复制件送交档案室保存。学校与其他单位分工协作完成的项目,交行政办公室保存整套档案。

第二十八条 档案分类、移交时间等见《华北科技学院档案工作规范》。对学校发展有重大意义档案即时移交。

第七章 档案的利用与开发

第二十九条 档案室按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一,不对外公布:

1.涉及国家秘密的;

2.涉及专利或者技术秘密的;

3.涉及个人隐私的;

4.档案形成单位规定限制利用的;

5.其他国家法律、法规和规章禁止的事项。

第三十条 行政办公室所保存的档案,主要供学校内部利用,校属各单位及校内教职工填写《档案借阅审批单》,经所在单位负责人和行政办公室负责人审批后,均可以利用已公布的档案,另外财务档案还需经财务处负责人审批查阅。人事档案和学生个人档案需经档案所在单位负责人审批查阅。如其他单位或个人需查阅时,应持介绍信或合法身份证明,经有关领导批准后方可查阅。境外组织或者个人利用学校档案的,按照国家有关规定办理。

第三十一条 借阅、摘录、复制未开放的档案,应由分管档案工作的校领导批准。涉及未公开的档案,应当经档案形成单位同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题,需经分管档案工作的校领导审批。需利用的档案涉及国家秘密,应经学校保密工作部门批准。

第三十二条 档案室根据工作需要编制各种必要的检索工具。著录标准按国家标准《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行。

第三十三条 档案室提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经行政办公室主任批准。加盖档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十四条 对于借出的档案,当事人须妥善保管,档案部门要定期催还。发现损坏或丢失,当事人应写出书面报告,并视情节轻重追究责任。

第三十五条 档案室是学校出具档案证明的唯一机构。在为社会、个人提供档案利用时,不收取费用。

第三十六条 档案室通过编写全宗介绍、基础数字汇编、年鉴等档案资料的编研工作,提高档案信息的利用效果。

第三十七条 档案室通过举办档案展览、陈列等活动,积极开展档案宣传工作。

第八章 机构人员变动时档案材料的处理

第三十八条 机构人员变动时,根据既照顾当前工作需要,又保证档案材料完整的原则,将文件材料整理齐全,移交相应职能部门及工作人员,或按归档程序移交档案室。

第九章 奖励与处罚

第三十九条 校属各单位档案管理工作情况作为本单位及主要负责人工作成效考核评比的重要内容之一;专兼职档案工作人员履行职责情况为年终考核及评优评先的直接依据。为档案工作做出突出贡献的单位和个人,学校酌情给予表彰和奖励。

第四十条 对违反档案管理相关规定的行为,予以批评教育;对造成档案工作损失者,按有关规定及程序予以处罚;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

第十章

第四十一条 本办法自公布之日起执行。《华北科技学院档案管理办法》(科技学院办字〔20046号)同时废止。

第四十二条 本办法由行政办公室负责解释。

(校政字〔2017〕42号 2017年10月8日印发)

 



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